ქმნი მოთხოვნას, ამტკიცებ, იღებ საქონელს — და ყველაფერი ავტომატურად ინახება. როგორც კი მიღება დადასტურდება, ნივთი შედის საწყობში და ხარჯიც ჩაიწერება.
ჩვეულებრივ კომპანიაში შესყიდვა ქაოსურია — მოთხოვნა ერთგან, დამტკიცება სხვაგან, და ინვოისი მესამე ადგილზე.
აქ ყველაფერი ერთ სისტემაში ხდება: ვინ შექმნა, ვინ დაამტკიცა და რა მივიღეთ — ყველაფერი ერთ ჩანაწერში ჩანს.
შედეგად: შეცდომა მცირდება და პროცესს სრულად აკონტროლებ.
თითოეული ეტაპი ფიქსირდება — ვინ გააკეთა და როდის.
რეალობაში მომწოდებელი იშვიათად გიგზავნის ყველაფერს ერთ კოლოფში. ერთ დღეს მოდის 48 სანთელი, ორი დღის შემდეგ — 60 ზეთი, კვირას — ბერკეტები. AutoGraph ამ რეალობაზეა აშენებული.
ერთ Purchase-ს შეიძლება რამდენიმე PurchaseReceipt ჰქონდეს. ყოველი ქვითრიდან ცალ-ცალკე ფიქსირდება: რა მოვიდა, რა რაოდენობით, რა ფასად. ცალი დაუყოვნებლივ ხვდება საწყობში, ბოლო ქვითრის ლოდინი არ სჭირდება.
შესყიდვის მთელი ისტორია ერთ ვერტიკალში იშლება. ვინ შექმნა, ვინ დაამტკიცა, ვინ მიიღო, ვინ დაამოწმა. ერთი დავა — ერთი აუდიტი — ერთი პასუხი.
ყოველი ფუნქცია რეალურად აშენებულია სისტემაში — კონკრეტული მოდელით და ველებით.
ოთხი სტატუსი — pending, approved, receiving, completed. ინიციატორი ქმნის, დირექტორი ამტკიცებს. ყოველი გადასვლა დროით, მომხმარებლით და კომენტარით ფიქსირდება.
ერთ შესყიდვას შეიძლება რამდენიმე ქვითარი ჰქონდეს. 3 დღეში 3 კოლოფი? — 3 PurchaseReceipt. ერთი ცალი რომ მოვიდა, მაშინვე იწერება საწყობში, სრული შეკვეთის ლოდინის გარეშე.
ქვითრის დადასტურებისას სისტემა თავისით ქმნის თითო ცალზე Item-ს — item_code, purchase_price, barcode ავტომატურად. 48 სანთელი? 48 უნიკალური ცალი, ცალ-ცალკე მისამართი საწყობში.
ყოველ ქვითარს თავისი ინვოისი მიმაგრდება — PDF, JPG, რაც გინდა. ცენტრალიზებული საცავი. ბუღალტერი აღარ ეძებს ფოტოებს Viber-ში.
ყოველ მომწოდებელს თავისი კარტი — საკონტაქტო ინფო, საბანკო რეკვიზიტები, გადასახდელი, ადრინდელი შესყიდვები. ერთ კლიკზე ხედავ, ბოლო 6 თვეში რა იყიდე მისგან და რა სიჩქარით აწვდიდა.
შესყიდვის დასრულებისთანავე BudgetTransaction ავტომატურად იწერება კატეგორიით „ნაწილების შესყიდვა". ხელი არსად უნდა ახლო — ფინანსები თავად ემთხვევა.
თუ შესყიდვა კონკრეტული მანქანისთვისაა (BMW F30 ბერკეტის შეცვლა), Vehicle-ს მიუბამ — და იმ მანქანის P&L-ში ღირებულებად ჩაგითვლის. „რა დაიჯდა ეს მანქანა" მუდამ ზუსტი ციფრია.
ყოველ პოზიციას აქვს min_qty. თუ საწყობში 5 ცალზე ნაკლები დარჩა, სისტემა თვითონ გაძლევს სიგნალს და წინასწარ ავსებს შესყიდვის მოთხოვნას — ინიციატორს მხოლოდ დასადასტურებლად აძლევს.
approved_by-ში ფიქსირდება.
Purchase-ს შეიძლება 10 ცალი PurchaseReceipt ჰქონდეს. ყოველი ქვითარი ცალ-ცალკე დადასტურდება, მისი ცალი დაუყოვნებლივ ხვდება საწყობში. შესყიდვის სტატუსი „completed"-ზე გადადის მხოლოდ მაშინ, როცა ყველა დაკვეთილი ცალი მიიღებული იქნება (ან ხელით დახურავთ, თუ მომწოდებელი ვერ გიგზავნით ნარჩენს).
გვიჩვენე, როგორ მუშაობს შენი ფირმა დღეს — ჩვენ გეტყვი, რამდენ დროს დაზოგავ და რომელი ნაბიჯი გადატვირთულია უსარგებლო ხელით ოპერაციით.